內部報告 · 採購部工作流程

把每天的例行作業，交給可以被檢查的流程

STUDIO A 採購部 Kidd — 一個月的 Claude Code 導入紀錄：從零開始，把到貨通知、教育價上傳、IMEI 序號轉換、GDV 週報等每日重複性工作，逐步整理成有規則、有驗證、可追溯的自動化流程。

期間 2026-06-02 → 2026-07-03 （32 天）

這份報告記錄的不是「用了 AI 工具」這件事本身，而是把採購部每天要重複做的事，變成一套寫下來、可驗證、出錯可回溯的流程的過程。以下數字都來自實際工作記錄（git 版本歷史 87 筆、每日工作日誌），不是預估。

87
次工作紀錄提交
（每筆皆可回溯異動內容）
11
套自動化流程
涵蓋日常採購作業全流程
30
個問題被記錄並修復
（含根因與解法）
32
天內完成
從零建置到穩定運作
01 — 建置範圍

建置的自動化流程

每一套都對應一件過去要手動處理的日常工作，說出固定的觸發語就會自動照著寫好的規則執行，不需要每次重新交代步驟。

流程處理的工作觸發方式
daily開工：郵件清理 + 到貨通知彙整「開工」
arrival讀取到貨 Pre Alert 信件 → 解析明細 → 產出統計表 → 建通知草稿「到貨通知」
edu門市開單報表合併進 Apple 教育價累計主檔（去重、格式轉換）「教育價」
imeiMySupply 出貨報表轉換為序號登記格式「序號用」
gdv銷售分析 + 庫存週報自動彙整與比對「GDV」
haipei可分配數量表格式轉換「配貨轉換」
email讀信、搜尋、回覆、轉寄（IMAP）「check email」
calendar會議排程、行事曆邀請寄送「排會議」
eod收工：當日工作回顧與記錄「收工」
wam每週五結算本週、鎖定下週任務「週末收尾」
knowledge-keeper資料/會議紀錄拆解歸檔為可複用知識庫「歸檔」
運作方式舉例 — 到貨通知

過去這件事要人工登入信箱、逐封點開附件，自己核對是哪家承運商、哪間公司的貨，再手動彙整成表格寄信通知。現在說一句「到貨通知」，系統會自己完成整段流程：

讀取當日到貨信件→ 辨識承運商與公司→ 解析明細並加總→ 產出分類統計表→ 建立通知信草稿

草稿會留在信箱裡等 Kidd 檢查沒問題後親自按下寄出——自動化到「備妥」為止，最後送出的動作仍由人決定。

02 — 實際處理量

不是試跑，是每天在用

以下取自過去一個月工作日誌裡實際出現的處理量，反映的是每天實際跑過的資料，不是設計階段的估算。

單日最大到貨處理量
5,052 件（DSV／晶實，單一批次）
教育價累計主檔規模
3,183 筆（持續每日新增去重）
IMEI 序號單批轉換量
333 + 20 筆（雙帳號同時處理）
GDV 週報完成輪次
4 週（W10、Q3W11–W13 全數比對通過）
03 — 品質工程

會不會出錯，怎麼知道

自動化最大的風險不是「做得慢」而是「悄悄做錯」。這一個月裡建立了一套持續在用的機制，讓每個問題有紀錄、每個修法有理由。

30 項
問題資料庫 — 每個曾經發生的錯誤都記下症狀、根因、解法，下次同類問題不用重新摸索，直接照解法處理。
16 項
設計決策紀錄 — 為什麼某個流程要這樣設計、放棄了哪些做法，都寫下來，避免日後改壞既有邏輯。
43 項
單次審核工作坊（06-10）— 一次性通篇檢查所有流程文件，逐項標記採用或不採用，修正掉當時尚未發現的漏洞。
3 套
重複文件整併 — 同一件工作原本分散在兩三份會各自被改、彼此漏同步的文件裡；逐一改成單一版本 + 標準化的七份結構（流程／規則／驗證／人工確認／版本紀錄），從架構上避免「改了一邊、忘了另一邊」。

底下是兩個實際發生過的例子，說明這套機制具體攔到了什麼樣的問題。

案例一：查得到代碼，但代碼是錯的
問題
IMEI 序號轉換工具原本只靠品號去查存貨代碼表，但同一個品號在「晶實」跟「晶盛」兩本代碼表裡都存在、只是代碼前綴不同。如果查表時不小心選錯本子，系統一樣能查到一個看起來正常的代碼——不會報錯、不會留下任何異常提示，只是內容全錯。這種錯比查不到還危險，因為沒有人會發現。
處理
重新設計流程：先依帳號決定要用哪一本代碼表，並且另外新增一道獨立檢查——產出後比對代碼前綴是否跟帳號相符，才抓得到「查得到、但查錯本」這種原本完全隱形的錯誤。
案例二：同一件事，兩份文件各自為政
問題
「到貨通知」這件事同時寫在兩個地方：一份是可以獨立觸發的流程，一份是每天「開工」時自動帶著跑的版本。上個月修正過一個統計表的格式問題，結果只改到其中一份，另一份沒跟著更新——代表用不同方式觸發，會得到不一樣的結果，而且沒有任何提示。
處理
逐項比對兩份文件的所有差異、確認哪些是遺漏、哪些是刻意不同，統一成同一套規則來源，兩邊都指向它。之後修改只會有一個地方要改，不會再悄悄分岔。
04 — 時間軸

一個月內的關鍵節點

06-02
建立工作系統雛形，開始把每日任務放進同一套可追蹤的紀錄裡
06-05
開工／收工／週結算拆成三套各自獨立的固定流程
06-08
教育價、IMEI 序號、到貨通知三項每日例行作業上線自動化
06-09
GDV 週報自動化上線，同日完成補貨與門市庫存兩個資料展示頁面
06-10
43 項流程文件全面審核，一次性修正尚未浮現的規則漏洞
06-26
建立問題資料庫與工程規範，把「修過的錯」變成制度而非記憶
06-29 – 07-03
逐一把既有流程改成標準化七份結構，過程中揪出並修復多組文件間互相漏同步的問題

這套系統目前的重點不是「省了多少時間」，而是每天實際在跑、出錯有得查、修過不會再犯。每一項自動化背後都有寫清楚的規則跟驗證條件，不是黑盒子。

下一步會持續把還沒標準化的流程（日規劃、晶盛配貨計畫）補上同一套結構，讓整個採購部的作業邏輯都能被檢視、被交接。